Digital uthyrningsplattform för studentlägenheter

Comlog utvecklade ett skräddarsytt webbsystem för Studenthemmet Tempus som hanterar hela uthyrningsflödet: från ledig lägenhet och intresseanmälan till köbaserade erbjudanden, kontraktsgenerering, digital signering, studieintyg, felanmälningar och meddelanden till hyresgäster.

Kund Studenthemmet Tempus

Typ Bostadsplattform, uthyrningssystem

Användare Administratörer, sökande, hyresgäster

Integration Digital signering med BankID

Bakgrund

Ett verksamhetssystem för hela bostadsflödet

Studenthemmet Tempus behövde ett system som kunde hantera mer än en enkel lista över lägenheter. Uthyrningen bygger på kötid, intresseanmälningar, erbjudanden, svarstider, kontrakt, studieintyg och löpande kommunikation med både bostadssökande och befintliga hyresgäster.

När en lägenhet blir ledig ska den kunna markeras som tillgänglig från ett visst datum. Systemet publicerar objektet, tar emot intresseanmälningar från registrerade medlemmar och skapar sedan ett erbjudandeflöde där kötiden avgör vilka som får möjlighet att tacka ja först.

Utöver uthyrningsflödet behövde plattformen även stöd för felanmälningar, dokument, meddelanden, mallar och återkommande kontroll av studieintyg. Resultatet blev ett sammanhållet webbsystem för både administration och hyresgästdialog.

Fyra centrala användarroller

Bostadssökande

Registrerar sig i bostadskön, anmäler intresse för lediga objekt och svarar på lägenhetserbjudanden.

Hyresgäst

Skickar in studieintyg, gör felanmälningar, tar emot meddelanden och hanterar formulär kopplade till boendet.

Administratör

Hanterar lägenheter, kö, intresseanmälningar, erbjudanden, kontrakt, dokument och löpande administration.

Granskare

Kontrollerar studieintyg och andra underlag, godkänner eller underkänner dokument och skickar återkoppling.

Utmaning

Kötid, erbjudanden och kontrakt i ett regelstyrt flöde

Uthyrning av studentlägenheter ställer särskilda krav på transparens och korrekt hantering. Det räcker inte att visa vilka lägenheter som är lediga. Systemet behöver veta vilka som har anmält intresse, hur länge de har stått i kö, vilka som ska få erbjudande först och vad som ska hända om någon tackar nej eller inte svarar.

Flödet behövde därför automatiseras utan att administratörerna tappade kontrollen. När anmälningstiden gått ut ska systemet kunna välja ut de sökande med längst kötid, skicka erbjudande, hantera svar och gå vidare till nästa grupp om ingen med tillräcklig kötid tackar ja.

När rätt sökande tackar ja ska systemet dessutom generera hyreskontraktet automatiskt, fylla i rätt uppgifter och skicka det för digital underskrift. Det minskar risken för manuella fel och kortar tiden från ledig lägenhet till färdigt avtal.

Systemets kärnfunktioner

Administration av lägenheter, lägenhetstyper, hus, våningsplan, hyresgäster och uthyrningsstatus

Publicering av lediga lägenheter på webbplatsen när administratören markerar ett objekt som tillgängligt

Intresseanmälningar från registrerade medlemmar med köbaserad rangordning

Automatiska erbjudanderundor där sökande med längst kötid får möjlighet att tacka ja först

Automatisk kontraktsgenerering och utskick för digital signering med BankID

Terminsvis hantering av studieintyg med granskning, godkännande, underkännande och påminnelser

Felanmälningar, meddelanden, dokumentmallar och massutskick till hyresgäster

Lösning

En samlad plattform för kö, uthyrning och boendeadministration

Vi byggde ett rollbaserat administrationssystem där bostadskö, lägenheter, hyresgäster, dokument och utskick hanteras i samma gränssnitt. Administratören kan se vilka objekt som är uthyrda, vilka som är lediga, vilka som är under uthyrning och vilka steg som återstår innan ett nytt kontrakt är klart.

Kö- och erbjudandeflödet är en central del av lösningen. Systemet rangordnar de sökande efter kötid, skickar erbjudanden i rätt ordning och håller reda på svar från de personer som har visat intresse för objektet. Om ingen i den första gruppen tackar ja kan processen gå vidare till nästa grupp utan att administratören behöver starta om flödet manuellt.

När en sökande tilldelas lägenheten skapas ett kontrakt med rätt hyresgäst, lägenhetsuppgifter, hyresperiod och villkor. Kontraktet skickas vidare för digital signering, och systemet kan därefter uppdatera lägenhetens och hyresgästens status.

Automatisering i vardagen

Systemet används inte bara vid ny uthyrning. Eftersom det gäller studentbostäder måste hyresgästerna återkommande styrka att de fortfarande studerar. Därför finns ett flöde för studieintyg, där hyresgästen skickar in dokument och administratören kan godkänna, underkänna eller begära komplettering.

Påminnelser kan skickas automatiskt när intyg saknas. På samma sätt kan administratörer skicka meddelanden till berörda hyresgäster vid underhåll, driftstörningar eller annan viktig information.

Felanmälningar samlas också i systemet, vilket gör att fastighetsrelaterade ärenden kan följas upp strukturerat och kopplas till rätt lägenhet, hyresgäst och status.

Steg 1

Ledig lägenhet publiceras

Administratören anger från vilket datum objektet är tillgängligt. Lägenheten publiceras automatiskt för intresseanmälan.

Steg 2

Sökande anmäler intresse

Registrerade medlemmar markerar intresse. Systemet håller reda på kötid och rangordning.

Steg 3

Erbjudande skickas

De med längst kötid får erbjudande först. Om ingen tackar ja går erbjudandet vidare i kön.

Steg 4

Kontrakt signeras

Kontrakt genereras automatiskt och skickas för digital signering med BankID.