Kundportal för ledande managementkonsulter

Ett managementkonsultbolag med 40 anställda och kunder inom finans, industri och offentlig sektor behövde ersätta en fragmenterad kundkommunikation med en samlad digital plattform. Vi byggde en rollbaserad webbapplikation från grunden.

Bransch Management­konsulting
Projekttid 14 veckor
Levererat Q1 2024
Typ Skräddarsydd webbapplikation
Kund
Managementkonsultbolag, 40 anställda, Stockholm
Uppdrag
Design, systemarkitektur, frontend, backend, driftsättning
Status
I produktion sedan mars 2024 – löpande förvaltning
Backend
PHP 8.3 Laravel 11 Laravel Sanctum MySQL 8
Frontend
Vue.js 3 Pinia Vue Router Tailwind CSS Vite
Infrastruktur & integrationer
Linux / Nginx Redis HubSpot API Harvest API S3-lagring

Bakgrund

E-post, kalkylblad och PDF:er räckte inte längre

Konsultbolaget hade en välskött affär men en rörig intern infrastruktur. Kunddialogen skedde via e-post utan systematik: rapporter skickades som PDF-bilagor, statusuppdateringar kom i separat mail och frågor från kunden hamnade i olika trådar beroende på vem på teamet de hade pratat med senast.

När antalet aktiva kundrelationer ökade till ett trettiotal parallella uppdrag gick systemet på knäna. Projektledarna lade alltmer tid på att svara på statusfrågor, leta rätt på dokument och sammanfatta läget för kunder som egentligen borde kunna se det själva. Kunderna å sin sida upplevde portföljen som svår att överblicka – de visste inte alltid var de senaste leveranserna fanns, eller vad som väntade på deras återkoppling.

Uppdraget var tydligt: ta bort behovet av att mejla fram och tillbaka om saker som borde vara synliga i realtid.

Projektfaser

Vecka 1–2
Kravanalys och arkitektur
Workshops med projektledare och kundansvariga för att kartlägga befintliga arbetsflöden, identifiera kärnbehov och definiera systemgränser.
Vecka 3–4
Design och prototyp
Wireframes och interaktiv prototyp för de sex kärnmodulerna. Iterativ feedback från tre utvalda kunder och fyra konsulter.
Vecka 5–11
Utveckling
Backend-API i Laravel, Vue 3-frontend, databasmodell, rollbaserad behörighet samt integrationer mot HubSpot och Harvest.
Vecka 12–13
Test och pilotlansering
Testperiod med fem pilotkunder. Buggrättning, prestandajustering och onboarding-material för internt team.
Vecka 14
Produktionssättning
Migrering till produktionsserver, driftsättning, utbildning av administratörer och överlämning till förvaltningsläge.
Dashboard-vyn ger kunden en omedelbar överblick: aktiva uppdrag, öppna ärenden och senaste leveranser på ett ställe.

Lösning

En gemensam digital arbetsyta för kund och konsult

Vi byggde en rollbaserad webbapplikation där kunder loggar in och ser sina egna uppdrag, ärenden och leveranser – ingenting mer och ingenting annat. Konsulter ser sina tilldelade projekt och kan uppdatera status, ladda upp rapporter och svara på ärenden direkt i systemet. Administratörer har full kontroll över alla kunder, projekt och användare.

Plattformens kärna är ett ärendehanteringssystem med tydligt statusflöde: kunden skapar ett ärende, konsulten svarar och uppdaterar status, och hela historiken sparas kronologiskt med möjlighet att bifoga filer. Inga mejl, inga lösa dokument.

Integrationen mot HubSpot gör att nya kunder automatiskt synkroniseras in i portalen från befintligt CRM – utan dubbel datainmatning. Harvest-integrationen drar in faktisk tid per projekt, vilket möjliggör automatiserade månadsrapporter med timredovisning som kunden kan ta del av direkt i sin vy.

All dokumentlagring sker via S3-kompatibel objektlagring, vilket gör uppladdningar och delning snabbt och skalbart utan att fylla serverdisken.

Resultat

Effekter efter sex månader i drift

–70%
Färre inkommande statusfrågor via e-post och telefon till projektledarna
4,6/5
Genomsnittsbetyg från kundenkät om portalen, genomförd 90 dagar efter lansering
+12 h
Uppskattad frigjord tid per projektledare och månad tack vare automatiserade rapporter och strukturerad ärendehantering

Sex månader efter produktionssättningen är alla aktiva kundrelationer migrerade till portalen. Den manuella rapportprocessen – som tidigare tog 3–4 timmar per kund och månad – är ersatt av automatgenererade rapporter baserade på faktisk Harvest-data. Projektledarna rapporterar att de kan använda möten med kunder till att faktiskt diskutera affären i stället för att förklara var saker finns.

Portalen förvaltas löpande av Comlog med regelbundna uppdateringar, säkerhetspatchar och vidareutveckling baserat på önskemål som samlas in via ett dedikerat feedbackformulär i systemet.

Gränssnitt

Vyer från applikationen

Skärmbilderna nedan visar applikationens kärnvyer. Grafiken är anonymiserad i enlighet med kundavtal.

Adminvy – intern vy med samlad översikt över alla kunder, aktiva projekt, öppna ärenden och respektive risknivå.
Projektöversikt – lista med status, deadline, ansvarig konsult och nästa milstolpe per uppdrag.
Skapa ärende – enkelt formulär för frågor, förfrågningar och supportärenden kopplade till rätt projekt.
Rapportvy – automatgenererade månadsrapporter med timredovisning, leveranser och öppna punkter.

Vill ni ha en liknande lösning?

Vi hjälper företag att gå från fragmenterad kundkommunikation till en sammanhållen digital plattform. Berätta om ert behov så tittar vi på vad som är rätt för er.

Kontakta oss

Behöver ni en liknande lösning?

Vi hjälper företag att utveckla kundportaler, webbapplikationer, interna system och digitala verktyg som förenklar arbetet och skapar bättre överblick.