Gränssnitt
Vyer från administrationssystemet
Skärmbilderna visar olika delar av det inloggade administrationsgränssnittet.
Stockholms stad driver Kulan – ett program som ger alla barn i stadens förskolor och skolor tillgång till professionella kulturupplevelser till subventionerat pris. Comlog utvecklade det administrationssystem som håller ihop hela flödet: från ansökan och godkännande till bokning, redovisning och uppföljning.
Vad är Kulan?
Kulan är Stockholms stads program för att ge alla barn och unga i stadens förskolor och skolor tillgång till professionella kulturupplevelser – teater, dans, musik, cirkus och andra konstformer – till ett kraftigt subventionerat pris.
Kärnan i programmet är Kulanpremien: kulturaktörer från det fria kulturlivet som beviljas stöd av Kulturförvaltningen kan erbjuda sina program till 50 procents rabatt. Förskolan eller skolan bokar direkt med aktören, och subventionen hanteras administrativt via systemet.
Systemet samordnar ett flöde som annars hade krävt manuell handläggning i varje led: ansökan om stöd, godkännande, publicering av utbud, bokningsregistrering, bekräftelse, redovisning av genomförda aktiviteter och ekonomisk uppföljning.
Tre användargrupper
Utmaning
Kulanpremien involverar tre separata grupper med helt olika behov och perspektiv: kulturaktörerna som erbjuder programmen, skolorna och förskolorna som bokar dem, och Kulturförvaltningens handläggare som administrerar stödet och säkerställer kvalitet och ekonomisk uppföljning.
Utan ett gemensamt system hamnade information i mejltrådar och kalkylblad. Aktörerna behövde manuellt meddela bokningar, handläggarna behövde samla in redovisningar och det var svårt att få en samlad bild av hur stödet faktiskt nyttjades.
Systemet behövde dessutom hantera ett säsongsbundet flöde där hundratals aktörer och tusentals bokningar per år ska hanteras utan att flaskhalsar uppstår hos handläggarna.
Systemets kärnfunktioner
Lösning
Vi byggde ett rollbaserat webbsystem där varje användargrupp ser precis det de behöver. Kulturaktörerna loggar in på sin adminsida för att hantera sin presentation, bekräfta inkomna bokningar och redovisa hur många barn och elever som deltog i varje aktivitet. Det ger Kulturförvaltningen ett automatiskt underlag för utbetalning av stödet utan manuell datainsamling.
Handläggarna får en strukturerad vy över alla aktörer, pågående ansökningar och inrapporterade aktiviteter. De kan godkänna presentationstexter och bilder, följa upp ekonomi per aktör och exportera månadsrapporter direkt ur systemet.
Systemet är byggt för att tåla ett ojämnt belastningsmönster – det är tyst under sommaren och intensivt när höstterminen startar och hundratals bokningar strömmar in. Arkivfunktionen gör det möjligt att följa upp aktivitet och stödutnyttjande över flera spelår.
Långsiktigt partnerskap
Kulan är ett av Comlogs långvarigaste uppdrag. Systemet har vuxit organiskt sedan det först byggdes – nya moduler har tillkommit i takt med att Kulturförvaltningens behov har förändrats, och vi har ansvarat för löpande drift, säkerhetsuppdateringar och vidareutveckling under hela perioden.
Det är den typen av uppdrag som kräver att leverantören verkligen förstår kundens verksamhet. När en ny funktion ska till vet vi varför den behövs, hur den passar in i det befintliga flödet och vilka handläggare som berörs.
Kulans visuella identitet bygger på pastellfärger som speglar det breda och inkluderande kulturutbudet – teater, dans, musik och cirkus för alla åldrar från förskola till gymnasium.
Gränssnitt
Skärmbilderna visar olika delar av det inloggade administrationsgränssnittet.
Vi bygger administrationssystem, handläggningsverktyg och digitala plattformar för organisationer med komplexa arbetsflöden och många användare. Berätta om ert behov.